¿Tienes una idea de negocio pero no estás segura si esa idea resonará con las personas? O tal vés, ¿no estás segura si esa idea es la correcta para ti?

¡No te preocupes! Las ideas son maravillosas porque sólo son eso: IDEAS. Si quieres saber si esa idea que tienes en mente ES LA CORRECTA PARA TI, tienes a tus manos un método bastante efectivo y a corto plazo que te ayudará a determinar si seguir por ese camino o cambiar de rumbo. Ese método es: ORGANIZAR UN EVENTO.

Sí, a veces nos asusta la palabra evento. La asociamos con eventos elegantes, grandes, con muchos invitados y también muchos gastos. Sin embargo, hay eventos para todos los presupuestos y de todos los tamaños.

En #startupswithsouls empezamos a probar nuestra idea con EVENTOS de máximo 10 personas a un costo bastante razonable (para las personas) que no excedía de los $15 dólares. Poniendonos metas no tan grandes al inicio nos ayudó a vencer ese MIEDO que siempre se presenta:

El MIEDO AL RECHAZO O FRACASO.

Estos eventos nos ayudaron también a identificar 2 cosas:

  • Que NOS ENCANTA hacer lo que hacemos
  • Que realmente queríamos seguirlo haciendo.

Esperamos que puedas identificar lo mismo 😉 Te invitamos a que pongas a prueba esa idea que tanto te encanta y organices tu primer evento. En este blog post te daremos algunos tips de cómo puedes organizarlo:

 

1. DEFINE EL TEMA DE TU EVENTO

Este punto no debería ser muy complicado. Piensa solamente: ¿Cuál es mi idea de negocio? ¿Cómo puedo transformarla en un evento?

Si por ejemplo ofreces productos como joyería, puedes hacer un evento de lanzamiento de tu nueva línea de aretes y pulseras. O tal vez puedes hacer un workshop de imagen personal e incluir en ese workshop una parte donde hables de joyería y cómo complementarla con outfits.

Si ofreces servicios como por ejemplo asesorías de marketing por redes sociales, puedes organizar un evento de “Como potenciar tu Negocio en las Redes Sociales.”

Hay tantas maneras de generar una idea. Te invito a que tomes papel y pluma y hagas una lluvia de ideas de todos los posibles workshops que te gustaría realizar.

 

2. DEFINE TU AUDIENCIA IDEAL

A veces queremos dirigir nuestros eventos a “cualquier persona que quiera ir.” Esto nos limita mucho ya que para que la gente compre entradas para eventos, necesitan ver en tu evento algo que resuelva sus problemas y que ellos se sientan identificados.

Si haces un workshop de estrategia digital y vienen personas de todas las edades, cada una tendrá distintas inquietudes. Algunas necesitarán más apoyo con el paso a paso de las tecnologías y otras necesitarán más ayuda con las estrategias. Y con inquietudes diferentes será difícil complacer a cada participante. Por eso es importante identificar la inquietud y problema en común de tu audiencia.

Si defines exactamente qué problema quieres resolver y que características tienen en común las personas que irán a tu evento, podrás resolver de mejor manera sus inquietudes. Hasta podrás hacer el arte de la invitación dirigido a esa audiencia 😉

Factores importantes a definir de tu audiencia ideal:

  • Sexo
  • Rango de Edad
  • Geografía
  • Estado Civil
  • Intereses en común: ejemplo madres, amantes del deporte extremo, emprendedores, familias etc.

 

3. DEFINE DÍA, HORA Y NÚMERO DE INVITADOS

Este es uno de los pasos más importantes. Una vez definas el día y la hora, tu evento se vuelve una realidad. Ya te empiezas a mentalizar que SÍ lo harás y no lo dejarás al destino.

Elige un día y una hora, en los cuales sepas que tu audiencia ideal podrá asistir. Por ejemplo, si tu audiencia ideal trabaja de 8am a 5pm entonces será mejor hacer el evento un día de semana después de las horas laborales o el fin de semana.

Después, define el número de invitados.  Muchas veces nos ponemos metas muy altas, lo cual no está mal, pero nos puede generar un estrés no necesario especialmente si sientes ansiedad al organizar eventos.  Si estás empezando, te invito a que te pongas una meta de no más de 10 personas. Asi estarás tranquila y poco a poco, con el pasar del tiempo, podrás ir subiendo ese número.

 

4. HAZ UN PRESUPUESTO

¿Cuánto es lo máximo que quieres gastar? A partir de esa cantidad ve ajustando el número de invitados o el precio que les cobrarás a los participantes por el evento.

Para que tengas idea de los costos, coloco algunas cosas que puedes tomar en consideración:

  • Lugar del Workshop
  • Materiales que repartirás
  • Publicidad en redes sociales
  • Boquitas (no es necesario si el evento durá menos de dos horas)
  • Recuerdos con tu branding (no es necesario)
  • Material audivisual (si no está incluido en el lugar)

Los costos del evento deberían ser menores a los ingresos para que puedas generar rentabilidad. Nosotros hemos hecho eventos que la inversión ha sido menos de $50 dólares. ¡Sí se puede hacer eventos con bajos costos!

 

5. ELIGE EL LUGAR DEL EVENTO

De acuerdo a tu audiencia ideal, presupuesto y número de invitados puedes empezar a generar ideas de donde puedes hacer tu siguiente evento.

Lo primero que te recomendamos es hacer una lista de todos los lugares que piensas que podrían ser una buena opción. Una vez tengas esa lista con por lo menos 3 opciones, ¡puedes empezar a hacer visitas! Esta actividad puede ser muy divertida para conocer nuevos lugares y ver cómo está el mercado con respecto a lugares para eventos.

Lugares a considerar:

  • Coworkings- espacios de oficinas compartidos
  • Restaurantes con áreas privadas
  • Hoteles
  • Áreas sociales de edificios
  • Oficinas a alquilar por hora

 

6. CREA LA INVITACIÓN AL EVENTO Y PROMOCIONA

Una vez ya tengas el lugar, ¡Es hora de hacerle saber a tu audiencia de tu evento! Este paso es decisivo, ya que una vez avises al mundo de la existencia de tu evento, tendrás más compromiso en hacerlo una realidad.

Utiliza herramientas como www.canva.com o www.picmonkey.com para crear tu invitación. Estas herramientas son super fáciles de usar y puedes crear una invitación en minutos.

Una vez que tengas la invitación es hora de promocionarla. ¿Cómo puedes hacerlo? Aquí algunas ideas:

  • Enviarla a tus contactos por whatsapp o grupos de whatsapp
  • Publicarla en grupos de FB donde se encuentre tu audiencia ideal
  • Publicitar a través de FB/Instagram/Twitter
  • Publicarlo en plataformas como meetup.com o www.eventbrite.com
  • Usar herramientas cómo splash.com para tener una página del evento atractiva para tu audiencia ideal

Te recomendamos que incluyas en la lista de tu evento sólo a las personas que realizan el pago. Muchas veces personas que confirman, cancelan a última hora. Es importante que te protejas de esto pidiendo el pago por adelantado.

 

7. HAZ UNA LISTA DE TODO LO QUE NECESITARÁS PARA EL DÍA DEL EVENTO

Es importante que, para el día del evento, no te olvides de ninguna herramienta o material importante. Para esto, es ideal que hagas un checklist con todas las cosas que necesitarás.

Te damos algunas ideas:

  • Presentación de powerpoint lista
  • Equipo Audiovisual disponible y probado
  • Impresiones que serán repartidas
  • Plumas y anotadores (si aplica)
  • Material promocional de tu negocio (si aplica)
  • Música y altavoz
  • Coffee Break etc.

 

8. REALIZA EJERCICIOS DE RELAJACIÓN ANTES DEL EVENTO

Hay veces que nos metemos tanto en la planificación del evento, que olvidamos relajarnos. Queremos todo tan perfecto, que no nos damos cuenta que en la imperfección esta la belleza.

Te invitamos a que te conectes con aquella emoción que quisieras sentir el día del evento. Visualízate en el evento, con aquella emoción. Visualizate con el cuerpo que quisieras estar (ya sea con una sonrisa o con la espalda relajada), visualízate con la emoción que quieres sentir y por último visualízate con la energía que quieres emanar. No olvides respirar profundo.

Una vez te hayas visualizado por 5 minutos, te invitamos a tomar un papel y pluma y escribir una afirmación que te quieres repetir hasta el día del evento. Puede ser: “Soy una canal de energía y de amor y canalizaré toda esa buena vibra a mi audiencia.” O simplemente la afirmación que tu desees. Una vez la escribas, no olvides repetírtela siempre que pienses en ese día.

Nuestras palabras tienen frecuencias y vibraciones. Las palabras negativas tienen vibraciones muy bajas. Cuando encontramos palabras positivas en nuestra mente, inmediatamente nuestra vibración sube. ¡¡Eleva siempre tu vibración!!

Gracias soulpreneur por leer este artículo. Si tienes cualquier duda o pregunta, o simplemente quieres hablar de este tema con alguien para poder vencer ese miedo a empezar, escríbenos a [email protected]. ¡Estamos aquí para ti!

También no te olvides dejarnos tus comentarios sobre lo que leíste.

¡¡Suerte en la planificación de tu evento!! Lo harás increíble.

Un abrazo con corazón,

 

 

 

 

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